به گزارش بهداشت نیوز: ،اما در دلتان میدانید که اگر فقط کمی تمرکزتان بیشتر بود، حتی نصف این مدت هم لازم نبود وقت بگذارید. اگر یک ذره هشیارتر بودید، اگر حواستان یک کمی جمعتر بود، میشد هزار تا کار دیگر هم در آن روز انجام داد. این سناریو برایتان آشناست؟کم نیستند آدمهایی که آرزو دارند بازدهیشان بیشتر باشد. رسیدن به این آرزو یک فوت کوزهگری دارد و آن این است که بتوانید در مدت زمان کمتر، کار بیشتری انجام بدهید بدون اینکه کیفیت کار کم شود. در این مطلب قدم به قدم برای شما بازگو میکنیم که چطور میشود این کار را انجام داد.با هرکدام از مراحل زیر، یک قدم به بیشترین حد بازدهی خود نزدیکتر خواهید شد.
به محیط کارتان سر و سامان بدهید
یک محیط کار سالم و راحت، بیشتر از آنچه فکر میکنید اهمیت دارد. علاوه بر این، احساس آرامش بیشتری خواهید داشت و در نتیجه میتوانید برای مدت بیشتری تمرکز خود را حفظ کنید.از میز و صندلیتان شروع کنید. آیا پشت میزتان راحت هستید؟ محیط کار باید روشنایی مناسبی داشته باشد. کل روز شما در دفتر کارتان سپری میشود؛ پس بهتر است شرایط آن، طوری باشد که از بودن در آن آرامش داشته باشید! یک محیط کاری خوب باید در شما انگیزه ایجاد کند.مأموریت بعدی شما کم کردن سر و صداهای مزاحم است. وقتی دم به دقیقه حواستان پرت شود، میزان بازدهیتان هم هر دقیقه پایینتر میآید. برای رسیدن به آرامش و سکوت، هدفون در گوشتان بگذارید و یا درِ دفتر کارتان را ببندید. ببینید چطور میتوانید عوامل مزاحم و دیگر مواردی را که باعث ایجاد وقفه در کارتان میشوند، به حداقل برسانید. مثلا اگر همکارانتان دم به دقیقه برای گپ زدن پیشتان میآیند، میتوانید با هرکدام تنهایی حرف بزنید و مؤدبانه بگویید که سرتان شلوغ است. در ادامه پیشنهاد بدهید که گپ زدن را به وقت ناهار موکول کنید. اگر کسی هستید که همکاران و کارمندان دائما برای سوال پرسیدن و حل مشکلات سراغش میروند، میتوانید یک جلسه هفتگی تنظیم کنید و جواب همه سؤالها را یکجا بدهید.سرانجام اینکه قبل از شروع کار، تمام چیزهایی که لازم دارید را دم دست بگذارید. وقتی مدام برای پیدا کردن پرونده یا برداشتن کتاب از جایتان بلند شوید، هم بازدهیتان پایین میآید و هم نمیتوانید درست و حسابی تمرکز کنید.
متناسب با میزان انرژیتان برنامهریزی کنید
تا به حال دقت کردهاید که میزان انرژیتان در طول روز چقدرتغییر می کند؟ هرکدام از ما یک سری ساعات بهخصوص داریم که در آن ساعتها فعالتر و پرانرژیتر هستیم. در عین حال بعضی ساعات هم هست که انرژی آدم به طور طبیعی پایین میآید و نمیشود درست و حسابی روی کار تمرکز کرد.دوست دارید وقت کمتری صرف کنید اما کار باکیفیت تحویل بدهید؟ پس بر مبنای این جزر و مدهای انرژی برنامه ریزی کنید. زمان اوج انرژی را به کارهایی اختصاص بدهید که سختند یا تمرکز زیاد میطلبند. ساعات افت انرژی که فرا میرسد، برای تجدید کردن قوای خود چند دقیقه وقت بگذارید. آب بنوشید، کمی از شرکت خارج شوید و قدم بزنید. اگر امکانش بود، در ساعت ناهار چرت کوتاهی بزنید. تعجب نکنید؛ پژوهشها نشان داده که چرت زدن جلوی خستگی را میگیرد و در تقویت حافظه نیز مؤثر است.
کارهای بیاهمیت را حذف کنید
همه کارها مثل هم نیستند. بعضی کارها مفید و مهمند و ارزشش را دارند که رویشان وقت بگذارید. بعضی کارها هم اهمیت چندانی ندارند و در درازمدت، اگر هم فایدهای داشته باشند این فایده آنقدر زیاد نیست.برای اینکه خودتان را از دست این کارهای بیفایده خلاص کنید، اول باید ببینید وقتتان صرف چه چیزهایی میشود. یکی دو هفته از دفتر ثبت فعالیت استفاده کنید. نتایج نهایی را جلویتان بگذارید و ببینید وقتتان صرف چه کارهایی شده است؟ کدام کارها باعث میشوند در مسیر اهداف شرکت و اهداف حرفهای شخص خودتان حرکت کنید؟ و کدامها جز وقت تلف کردن نتیجه دیگری در بر ندارند؟اگر نمیتوانید تشخیص بدهید که کدام فعالیتها از همه مهمتر هستند، از ماتریس اولویت بندی کارها استفاده کنید. این ماتریس کارها را در چهار گروه دستهبندی میکند تا بتوانید تشخیص دهید که کدامها ارزش وقت و انرژی گذاشتن دارند.بعید نیست کارهایی در لیستتان پیدا کنید که اولویت بالایی ندارند، اما بالاخره لازم است انجام شوند. این طور کارها را میتوانید به شخص دیگری بسپارید تا انجامش بدهد. اگر دیدید کار سنگینی است، به کمک ماتریس تصمیم گیری میتوانید تصمیم بگیرید که چه کاری بهتر است: برون سپاری شود، خودتان انجامش بدهید، آن را به یکی دیگر از اعضای تیم بسپارید و یا اینکه کلا بیخیالش شوید.انجام دادن همزمان چند کار مختلف باعث میشود در دراز مدت سرعتتان پایین بیاید و از آن طرف، احتمال اینکه نتیجه نامطلوبی بگیرید بالا برود.
از استراتژیهای مدیریت زمان استفاده کنید
شاید بدیهی باشد؛ اما اگر میخواهیم در زمان کمتر، نتیجه بیشتری بگیریم، منطقی است یادگیری مدیریت زمان به شیوه درست، میتواند خیلی کمکمان کند.با مدیریت شبکههای اجتماعی مجازی و پیامرسانها شروع کنید. با خودتان قرار بگذارید که فقط در زمانهای مشخصی شبکه های اجتماعی را چک کنید. یک زمان مشخص هم برای چک کردن اینستاگرام تعیین کنید و غیر از آن زمان سراغ این شبکهها نروید. شاید کمی سخت باشد، اما این کارها باعث میشود حواستان خیلی کمتر پرت شود و وظایفتان را با صرف انرژی و وقت کمتری به پایان برسانید. بهتر است صدای پیامهای گوشی و هر نوع نوتیفیکیشن دیگر را هم هنگام کار کردن قطع کنید تا تمرکزتان مختل نشود.استراتژیهای بسیاری برای مدیریت زمان وجود دارند که باعث میشوند سریعتر کار کنید. یک راه این است که برای خودتان وانمود کنید روز کاری ساعت دوازده ظهر تمام میشود. اگر این طور بود، چقدر از کارها را حتما باید انجام میدادید؟ چقدر تمرکز داشتید اگر فقط چند ساعت وقت برای انجام کارها در اختیارتان بود؟
جلسات را هوشمندانهتر برگزار کنید
هر وقت که خواستید جلسهای برگزار کنید، قبل از هر کار دیگری از موضوعاتی که قصد مطرح کردنشان را دارید یک لیست بنویسید. به این ترتیب جلساتتان مفیدتر میشوند و از آنجایی که اهداف جلسه درست و حسابی مشخص شدهاند، اگر روند بحث از موضوع خارج شد زود متوجه میشوید و سریعتر به مبحث اصلی برمیگردید.حالا قدم بعدی این است که ببینید چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند. فهرست افراد مورد نظرتان را بنویسید و نقش هرکدام را بررسی کنید. ببینید حتما لازم است تمام این افراد در جلسه حضور داشته باشند؟ هرچقدر آدمهای کمتری را به جلسه راه بدهید، همانقدر هم جلساتتان مفیدتر میشود.فکر میکنید این جلسه چقدر قرار است زمان ببرد؟ هرچقدر که حدس میزنید، همان را نصفش کنید! اگر فکر میکنید یک ساعت قرار است طول بکشد، فقط نیم ساعت برایش زمان کنار بگذارید.